21. nap: Határidők

Ma egy olyan anyagrészhez értünk, ami számomra a legnehezebb (sokaknak lehet, hogy ez lesz a legkönnyebb), mert egyszerűen rendetlen vagyok. Míg az ügyfelek anyagai szépen dossziéban voltak, addig a sajátjaim között időnként káosz uralkodott el, ezzel az önvallomással úgy érzem, tartozom nektek.

Nem a felállított rendszerrel volt a gond, hanem a megvalósítással, én például ebben szeretnék előrébb jutni. Ráadásul itt el tudok képzelni másfajta, jól működő rendszert is, így ha Neked már van, nem kell feldúlnod és teljesen átalakítani. Így olvasd ezt a mai témát. Ezt régebben írtam, mára teljesen új rendszerem van, azt is lefogom írni…

Ahhoz, hogy majd a ténytáblát is tudd vezetni, rendszerezni kell az összes olyan iratot, amihez pénzmozgás kapcsolódik (számlakivonatok, rezsielszámolások: villanyszámla, gázszámla…).

Az én rendszerem a következőképpen néz ki:

• van egy gyűrűs mappám, elválasztó lapokkal
• van egy doboz, amiben a hét folyamán gyűjtöm a számlákat
• amit csak lehet online kérem már, ehhez jó segítség a díjnet rendszere is

A számlákat a hét végén lefűzöm a dossziéba, az adott szolgáltatóhoz. Az ezekből kivehető terv- és tényadatokat beírom a táblázatba, és a havi mini cash flow tervet is pontosítom, így tudom, mikor mekkora összeget kell útnak indítani. Az utalási, fizetési határidőket beírom egy gmail-es google naptárba, amely beállítástól függően e-mailt, vagy felugró ablakot küld az esemény előtt.

Egy évet gyűjtök így, és január vége felé az előző évet szolgáltatónként átfűzöm egy olcsó papír dossziéba. Általában ezekre nem lesz már szükség, de néhány évig mégis érdemes elrakni.

Szorosan ehhez kapcsolódva javaslom, készíts még egy táblázatot a különböző irataidról, és a gyerekeidéről: ahova felírod a számát, ha van, lejáratát… Mire gondolok: TB kártya, lakcímkártya, személyi igazolvány, jogosítvány, útlevél, forgalmi…

Aminek van lejárata, 45 nappal korábban szintén beírom a google naptárba, mert így biztos idejében észreveszem, hogy újat kell csináltatni. pl. Csigusz Emma januárban lesz 14 éves, ha a személyi igazolványát megcsináltatja, 14 éves kora előtt még ingyenes, utána már csak pénzért lehet (pedig csak néhány nap különbség van közte). Ha nem jársz lejárt forgalmival, nem fogsz büntetést kapni…, ezeknek igazából így van köze a pénzügyekhez, bár elsőre nincs összefüggés.

2016. január 1-től több igazolvány elkészítése ingyenes lett.

Értesítés kéréséhez használhatod a az ügyfélkaput is.

Negyedéves, féléves, éves díjfizetésekről szintén értesítést küldetek magamnak a google naptáron keresztül.

Ha Te más jól működő rendszert használsz, írd le, hadd tanuljunk belőle, vagy hátha valakinek az lesz az egyszerűbb, jobban átlátható rendszer.

Ma már csak a Díjnet rendszerét használom (fizetős opcióban a számlákat korlátlan ideig meg tudom őrizni, ne nagy összegre gondolj, pár száz forint éves szinten), papír alapú számlát nem gyűjtök, felemelő, hogy nem kell ezeket rendszerezni és tárolni.