28. nap: Vállalkozás és Csodatábla

Mi van, ha vállalkozásod pénzügyeinek nyilvántartására szeretnéd használni a táblázatot? Lehetséges-e, szükséges-e bármilyen átalakítás hozzá?

Van egy jó hírem, nincs szükség semmilyen átalakításra. Ez a táblázat igazából cégek pénzügyek nyilvántartására született, ez lett kicsit átalakítva a családi pénzügyekre.

Ha egyéni vállalkozásod van és nincs túl sok fajta bevételed és kiadásod, akkor akár a már meglévő táblázatod egy-egy blokkja is elég lehet. Ebben az esetben, mind a bevételekre, mind a kiadásokra legalább egy-egy blokkot szánjál rá. Ha nem egyéni vállalkozásod van, akkor ez a lépés szigorúan tilos, mert a cég és a saját pénzedet, nem keverjük össze. Egyéni vállalkozás esetében az adók megfizetése az első lépés, utána kezelheted sajátodként a vállalkozás pénzét.

Tehát egyéni vállalkozás kivételével egy külön táblázatot kell bevetni a céges pénzek kezelésére. Ahogy egy család, úgy egy cég sem működhet kontroll nélkül sikeresen, sőt ez egy cég esetében hatványozottan igaz. Ha a cégednek nincs egy ilyen vagy hasonló táblázata, akkor vakrepülésben vezeted a cégedet. Ha eddig nem volt, most legyen és meg fogod érezni a különbséget.

Viszont van egy rossz hírem, nincs két egyforma cég sem, ahogy család sem, így ezt a táblázatot a cégedre is rá kell szabnod, tovább kell dolgoznod vele. Míg családi táblázatként egy egyszerű felhasználói ismeret elegendő volt, itt jól jöhet némi Excel tudás is, bár még anélkül is rengeteg új információhoz hozzájuthatsz. Az eddig megszerzett tudás jól fog jönni, de egy vállalkozás esetében, sokkal több mindenre keressük a választ.

• Az, nem változik, hogy napra készen szeretnéd tudni, mennyi pénze van a vállalkozásnak és hol, mennyi.
• Az sem meglepő, hogy szeretnénk tudni, miből van bevételünk és mire mennek a kiadások.
• Ez viszont már újdonság lehet, kik tartoznak nekünk (határidőn belül és kívül) és nekünk mikor kell fizetni.
• Miből van a nyeresége a cégnek? Van-e olyan terület, ami veszteséges?

A táblázat feltöltését ugyan úgy a kódok fülön kezdjük, össze kell szednünk, milyen helyen tartunk pénzt és milyen a struktúrája a bevételeinknek és a kiadásinknak.

Alapvetően céges szinten is arra vagyunk kíváncsiak, a cég pénzt termel vagy pénzt visz, azaz a cégünk gazdagszik vagy fogyóban + hogy áll a cash flowja.

A céges kiadásokat alapvetően két különböző csoportra érdemes szedni, az egyik a változó költségek, a másik az állandó költségek. Az állandó költségek a bevételtől független pl. bérek, míg a változó költségek cég esetében szorosan és arányosan kapcsolódik a bevételhez pl. eladott termék beszerzési ára.

• Vannak olyan cégek, ahol a változó költségek elhanyagolhatóak pl. masszőr, ahol a masszázs olaj és a mosási költségen túl szinte minden költsége állandó.
• Máshol viszont pl. egy webshopnál a változó költségek a döntő. Ezért ilyen esetben érdemes a bevételekből a változó kiadásokat levonni és máris megkapjuk az árrést. Az árrést pedig érdemes szembeállítani az állandó költségekkel. A feladat pedig nem más, mint havi szinten is az árrés mindig több legyen, mint a fix havi kiadásaink. Leírva milyen egyszerű.

Havi bontásban látnunk kell, mik a bevételek az egyes termékekből (termékcsoportokból), szolgáltatásból (szolgáltatáscsoportból) és mik a kiadások. Pontosan kell látnod az árrést, és azt is mire megy el.

Ha több dologgal foglalkozik egy cég, kristálytisztán látni kell, a cég melyik tevékenysége hozza a nyereséget és melyik viszi. Az ilyen felismerések, teremtik meg hosszútávon a cég jövőjét.

A másik probléma egy cégnél, ha a fejlődés gátja a cash flow hiány, mert amikor van, akkor a kiadások terén túlzásba esik és gondban van pl. a bérek fizetésekor vagy egy nagyobb számla kifizetésekor. Ezekre a problémákra a boríték módszer tökéletesen beválhat. A fő költség elemekre, amit minden hónapban fizetni kell (bérek, adók, bérleti díj…) külön kasszákat, külön pénzhelyeket kell létrehozni és csak a saját helyükről lehet a kifizetést elindítani. Ez nagyon hatékony módszer, hogy pl. a hó eleji bért, ne költsük el másra, bár tény, hogy nem könnyű betartani, mikor látszólag, hó közben van pénzünk.

Másik jó módszer lehet, ha az állandó kiadásokból megpróbálsz legalább részben változó költséget csinálni pl. egy alacsonyabb fix bér mellé, teljesítménnyel arányos fizetést is adni, szinte minden mérhető így is. Vagy pl. egy ritkán használt gépet nem megveszel, hanem kibérled, amikor szükséged van rá. Esetleg bizonyos tevékenységeket, gazdaságosabb alvállalkozókra bízni? Muszáj kontrollálni a cég pénzügyeit is folyamatosan, mert egy pici kedvezőtlen eltérés hosszabb távon, simán veszteségessé tudja tenni a vállalkozást. És a Csodatábla, alapvetően erre is alkalmas, hogy ezek az anomáliákat időben felfedezzed. Ha van vállalkozásod vesd be ott is a táblázatot